fbpx

GTD ระบบบริหารเวลาที่จะทำให้เรา "ว่าง" มากขึ้น

April 27, 2015

GTD หรือ Getting Things Done เป็นแนวคิดในการทำงานอย่างเป็นระบบ จากหนังสือที่เขียนโดย David Allen เป็นระบบการทำงานที่ดังและใช้กันมากในเมืองนอก (ในเมืองไทยคนรู้จักกันน้อย ถามมาหลายคนแล้วยังไม่เคยเจอคนเป็นรู้จัก GTD เลย เจอแต่คนในเน็ตเท่านั้น)

7988925091 3438770e84 o

GTD นั้นเป็นที่นิยมมาก ๆ ในต่างประเทศครับ สังเกตจากหนังสือที่แต่งมาหลายปีแล้ว แต่คนยังพูดถึงอยู่ และมีเว็บไชต์สอน GTD ทั้งแบบฟรีและเสียเงินหลายเว็บไชต์ รวมถึงแอปต่าง ๆ ทั้งใน iOS และ Android เกิดขึ้นมากมายหลายแอปเลยทีเดียว

ชักสงสัยไหมครับ? ทำไม GTD ถึงดังขนาดนั้น สาเหตุก็เพราะระบบนี้สามารถทำให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นครับ (ตอบโจทย์ชีวิตผมเลย) ส่วนจะได้เวลาคืนมามากขนาดไหนก็ขึ้นกับความสามารถในการวางแผนและมนุษยสัมพันธ์ของแต่ละคน (เรื่องนี้เดี๋ยวค่อยบอกว่าทำไม) บางคนอาจมีเวลาว่างมากขึ้นแค่ 1-2 ชม. แต่บางคนอาจทำให้งานที่ต้องเคยทำทั้งวันเหลือเพียงแค่ 2-3 ชม. ก็ได้ เป็นไงครับ ชักสนใจระบบนี้ขึ้นมาหรือยัง?

สำหรับระบบ GTD ที่จะจะเสนอในบทความนี้ไม่ใช่ระบบตามแบบฉบับของหนังสือ 100% นะครับ ระบบนี้ผมปรับใช้ให้เข้ากับนิสัยผม แต่ในภาพรวมขั้นตอนยังเหมือนเดิมครับ ขอเข้าเรื่องเลยล่ะกัน เกริ่นมายาวล่ะ GTD จะมีขั้นตอนในการปฏิบัติอยู่ 5 ขั้นตอนครับ จะขออธิบายเป็นขั้น ๆ เลยนะครับ

1. Collect เป็นขั้นตอนแรกของระบบ คือ การรวบรวมงานที่ต้องทำทั้งหมด งานที่ว่านี่รวมถึงงานส่วนตัวด้วยครับ หลักสำคัญของขั้นตอนนี้คือ คิดจะทำอะไรบ้าง เขียนออกมาให้หมดครับ เช่น รดน้ำต้นไม้ เขียนแผนตลาด สอนหนังสือ อ่านหนังสือที่เพิ่งซื้อมา ฯลฯ ถ้าใช้แอป GTD ในการคิด รายชื่องานที่คิดได้ในขั้นตอนนี้ ให้พิมพ์ใน Inbox ครับ ในกรณีที่เป็นเอกสาร ก็เอาเอกสารทุกอย่างเอาออกมากองครับ…เท่านั้นขั้นตอนแรกก็เสร็จ

2. Process and Organize เป็นขั้นตอนในการวิเคราะห์งานครับ (ต้นฉบับจริง ๆ ขั้นตอนนี้จะแบ่งเป็นสองหัวข้อ แต่ผมยุบมารวมกันคับ) วิธีการคือเอารายชื่องานที่เราคิดได้มาวิเคราะห์ตามกฎครับ กฎมีง่าย ๆ 2 ข้อคือ

2.1. งานนั้นเราจำเป็นต้องทำไหม? ถ้าไม่จำเป็นก็ทิ้งไปเลย

2.2. งานที่จำเป็นต้องทำ ให้เก็บแยกไว้ต่างหาก โดยในส่วนที่เก็บแยกนั้น สามารถแบ่งย่อยได้ 3 หมวด คือ

2.1.1. งานจำเป็นแต่ไม่สำคัญขนาดต้องทำให้เสร็จเร็ว ๆ นี้ ให้จัดเข้าหมวด (Someday) ส่วนใหญ่จะเป็นแผนส่วนตัวในระยะยาวครับ เช่น ไปเที่ยวเมืองนอก

              2.1.2. งานรวมถึงเอกสารหรือข้อมูลที่อาจจะมีประโยชน์ในอนาคต แต่ตอนนี้เรายังไม่ใช้จะทิ้งก็เสียดาย ให้จัดเข้าหมวดเอกสารหรือข้อมูลอ้างอิง (Reference) เช่น รายชื่อหุ้นที่จะปันผลในเดือนหน้า เป็นต้น

2.1.3. งานที่จำเป็นต้องทำอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ งานในหมวดนี้เป็นงานที่จะนำไปวิเคราะห์ในขั้นตอนต่อไปครับ ส่วนงานที่เป็น Someday และ Reference เราเก็บเข้าตู้ได้เลยครับ

3. Plan เป็นขั้นตอนที่นำงานที่กรองจากข้อที่แล้วมาวางแผนการทำงาน ในขั้นตอนนี้จะแบ่งงานออกเป็น 2 หมวดย่อยอีกเช่นกัน คือ

3.1. งานที่ไม่มีขั้นตอนเยอะ ๆ หรือ มีขั้นตอนน้อย ๆ เราก็จัดให้เข้าหมวดสิ่งที่ต้องทำ (Next Action) ไปเลย เช่น โทรสั่งสินค้า เป็นต้น

3.2. งานที่มีขั้นตอนเยอะ ให้เราสร้างเป็นโครงการ (Project) ขึ้นมาครับ และทำการแตกเป็นงานย่อย ๆ และนำงานย่อย ๆ เหล่านั้นเข้าหมวด Next Action ต่อ

4. Do เป็นการวิเคราะห์ Next Action ขั้นตอนนี้มีกฎอยู่ 3 ข้อครับ คือ

4.1. ถ้างานนั้นสามารถทำเสร็จได้ใน 2 นาที ก็ทำมันตรงนั้นเลย เช่น โทรหาแม่ว่าจะกินอะไรเย็นนี้ หรือ ส่งเมล์แคตตาล็อกสินค้าให้ลูกค้า เป็นต้น ข้อนี้เป็นข้อที่ทำให้เราเคลีย์งานจุกจิกได้เร็วมากครับ

4.2. ถ้างานนั้นเราทำไม่ได้ หรือสามารถใช้ให้คนอื่นทำได้ ก็ส่งต่อให้คนอื่นทำครับ เช่น การสืบค้นข้อมูล ไม่จำเป็นต้องทำเองถ้ามีลูกน้องนะครับ ข้อนี่แหละที่สำคัญ เป็นข้อที่จะช่วยให้เรามีเวลามากขึ้น และในการให้คนอื่นทำงานให้นั้น เราต้องมีสกิลด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เพื่อให้เขาเต็มใจทำ และการสั่งงานที่ชัดเจนตรงประเด็น เพื่อให้เขาเข้าใจและทำงานได้ตรงใจเราครับ (ทั้งสองสกิลไม่ง่ายนะครับ ขนาดผมรู้แต่ผมยังใช้ (คน) ไม่เก่งเลย)

4.3. ถ้างานนั้นยังทำตอนนี้ไม่ได้ก็กำหนดวันและเวลาที่จะทำ และก็ทำตามนั้นซะ (ข้อนี้ยากมากครับ เมื่อก่อนผมใช้ระบบนี้ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ เพราะผมมักจะทำข้อนี้ไม่ค่อยได้ครับ) เช่น การเขียนรายงานยอดขายประจำเดือน ต้องรอวันที่ข้อมูลครบ จึงต้องกำหนดวันที่ทำไปวันอื่น ยังไม่ใช่วันนี้ เป็นต้น

เท่านี้ล่ะครับ อ่านทั้งหมดอาจจะค่อนข้างซับซ้อน แต่เวลาทำจริงจะเร็วมากครับ ใช้เวลาไม่เกิน 30 นาทีก็เสร็จแล้วครับ ถ้าทำทุกวันจะใช้เวลาวิเคราะห์น้อยมากครับ และสิ่งที่สำคัญที่สุดในการใช้ระบบนี้ในชีวิตประจำวันคือ

การทำเป็นนิสัย

ต้องทำจนเป็นนิสัย ทำจนไม่รู้สึกว่าเราต้องทำ ทำจนเหมือนเวลาเรากินข้าวแล้วกลืนน่ะครับ ถ้าทำไม่ได้ตามนี้ สักวันหนึ่งระบบจะล่มแน่ ๆ เพราะเราจะรู้สึกฝืนตัวเองให้มาทำตลอด แต่ถ้าทำได้งานที่พลาดจะน้อย และจะมีเวลาเหลือมากเลยครับ

ข้างล่างนี่เป็นรูปสรุปแนวทางของระบบครับ ถ้าเข้าใจแต่ละหัวข้อแล้ว ดูรูปจะเข้าใจขั้นตอนได้ง่ายกว่ามาก (ขั้นตอนอาจไม่เหมือนของผมเป๊ะ ๆ นะครับ แต่ก็ใกล้เคียง)

GTDcanonical

GTD ของแท้นั้นจะมีขั้นตอนการ Review ด้วย แต่ผมจะไม่พูดถึงเรื่องนี้ เพราะคาดว่าแค่นี้เพื่อน ๆ น่าจะมึน ๆ กันแล้ว 5555 ไหน ๆ ก็ไหน ๆ ผมขอแจงข้อดีและข้อเสียของระบบนี้สักหน่อยนะครับ หลังจากที่ใช้มาเป็นปี (ใช้ ๆ หยุด ๆ)

ข้อดี

1. เป็นระบบที่ช่วยกรองงานที่สำคัญและไม่สำคัญได้เป็นอย่างดี ทำให้เราใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. ทำให้ชีวิตมีเวลาเหลือให้จัดสรรมากขึ้น ส่วนจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับมนุษยสัมพันธ์และความสามารถในการสั่งงานเป็นหลักครับ

3. ระบบสามารถใช้ได้กับกระดาษ (เขียนลงกระดาษปกติ) หรือใช้แอปในคอมและในโทรศัพท์ก็ได้

4. ระบบมีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับเปลี่ยนระบบให้เหมาะกับสไตล์ของเราได้ (ถ้าเข้าใจแนวคิดอย่างถ่องแท้ แล้วนะครับ)

ข้อเสีย

1. ไม่เหมาะกับคนที่ขี้เกียจคิดครับ (เพราะต้องกรองงานหลายขั้น) เพื่อนผมหลายคนที่แนะนำระบบนี้ให้ พอฟังแล้วไม่สนใจ เพราะขี้เกียจคิดนี่แหละครับ

2. ต้องมีวินัยและคุมตัวเองได้ ซึ่งผมมักจะมีปัญหากับระบบ เพราะความขี้เกียจส่วนตัวนี่แหละครับ (แต่ตอนนี้เริ่มคุมตัวเองได้มากขึ้นแล้วครับ) ถ้าทำไม่ได้ระบบจะล่ม เพราะเราทำตามแผนที่วางไว้ไม่ได้ครับ

3. ระบบไม่คำนึงถึงเป้าหมายชีวิต ดังนั้นถ้าคนที่ไม่มีเป้าหมายในชีวิตใช้ หรือคนที่โดนงานสุ่มหัวจนลืมความต้องการตัวเอง อาจทำให้ชีวิตย้ำอยู่กับที่ครับ (สังเกตจากตอนที่คิดถึงงานที่ทำ ระบบให้เขียนงานทั้งหมดที่อยากทำในปัจจุบันครับ ไม่ใช่สิ่งที่เราอยากได้อยากเป็น) และสุดท้ายกลายเป็นทำแต่งานจนเกษียณ และเสียดายช่วงเวลาที่แข็งแรง ในการทำความฝันจริง ๆ ของตัวเอง

ส่งท้ายอีกนิดครับ ระบบการทำงานนั้น ไม่จำเป็นต้องทำตามเป๊ะ ๆ นะครับ ควรทำตามแบบที่เราถนัด โดยเอาระบบที่มีประสิทธิภาพมาปรับใช้ อย่างที่ผมอธิบายในบทความนี้เป็น GTD ในสไตล์ของผมเอง ดังคำที่ผมอ่านเจอที่ไหนสักแห่งจำไม่ได้ เขาบอกว่า

ระบบที่ดีที่สุด คือระบบที่เราทำตามได้ง่ายที่สุด

ดังนั้นระบบการทำงานต้องเอาไปปรับใช้ครับถึงเกิดประโยชน์ การใช้ตามเขาไปเลยสุดท้ายจะหยุดใช้ เพราะมันฝืนตัวเองครับ ผมโดนมาแล้ว !!!

ปล. ระบบที่ใช้ความฝันของเราเป็นพื้นฐานในการวางแผนทำงาน และทำให้เราไม่พลาดเป้าหมายสำคัญในชีวิตก็มีนะครับ ปิดจุดอ่อนของ GTD ทุกจุด แถมยังสามารถทำให้ GTD เป็นส่วนหนึ่งของระบบได้เลย แต่วิธีคิดมันซับซ้อนเหลือเกิน ถ้าสนใจก็ขอเสียงมาล่ะกัน ถ้ามีคนสนใจเยอะ ผมจะแนะนำระบบนี้ให้รู้จักครับ

ปล.2. แถมรายชื่อแอปที่ผมเคยลองใช้แล้วสอบผ่านให้ครับ เป็นแอปเสียตังค์ แต่ก็คุ้มค่าที่จะลองถ้าคิดจะจัดระบบในชีวิตครับ (ถ้าถามว่าแอปไหนดีสุด ผมจะตอบว่าขึ้นอยู่กับนิสัยครับ แต่ส่วนตัวชอบ Things)